北京金盘鹏图软件技术有限公司

作者：翁淳光

Weng Chunguang

( 重庆医科大学图书馆, 重 庆 400016)

( Library of Chongqi ng Uni v ersi ty of M edical S ciences, Chongqing 400016)

摘要：图书馆集成管理系统软件的设计是图书馆自动化系统的关键, 其中期刊管理系统在 图书馆自动化系统中有其自身的特点, 并有一 定难度。本文以金盘公司的软件为例, 分析期刊管理系统在具体操作中出现的一些问题。

关键词：金盘 图书馆自动化系统 计算机应用 期刊管理

我馆于 1996 年购进北京金盘电子有限公司的图书馆集成管理系统( Version 2. 1)，该系统通过局域网, 较全面地应用于图书馆各工作点。它可在 MS DOS平台上运行, 也可在Windows平台上运行。我馆现采用 M S DOS 环境。我馆于 1996 年开始逐步使用期刊管理系统,本文将使用过程中的有关问题提出探讨, 进行分析。

集成管理系统优化了期刊管理

(1) 书目数据著录标准化 该系统中文期刊著录采用CNMARC 格式, 西文期刊著录采用U NMARC 格式, 加强了期刊著录的标准化便于期刊的网络管理和文献资源共享。为我校即将开通的校园网络提供了规范化的数据。

(2) 规范订购程序 变手工操作为计算机操作, 节省人力、时间和重复劳动。弹出 订购窗口, 选择 录入新刊书目数据 , 可进行期刊标准 MARC 格式的著录, 在录入标准 MARC 格式之后, 按回车键, 又选择 订购数据管理 , 可进行新订、续订期刊功能。使用该系统可以杜绝期刊重复订购。目前期刊订购途径很多, 如中文期刊可分为邮购、函购, 西文期刊可分为原版和其他交流方式。而且订购地点也较多, 有中国图书进出口公司、教育图书公司、西安世界图书公司、上海世界图书公司等。因此手工订购极易出现漏订和重订。计算机操作, 订购情况通过显示屏一目了然。西文期刊从预订数据 096 字段可以看出所需年代是否已订购,并可看出当前刊的订购份数、订购价格、订购状态( 新订、续订) 、订购刊别( 原版交换等) 。中文期刊从预订数据 996 字段可看出当前刊的订购情况。中文期刊订购还节省许多手工抄写程序, 计算机可根据用户的需要自行定义并打印出各种订单和订购目录, 并可将月价、季价、半年价自动转换成年价。

(3) 验收登到明朗化 进入 验收登到 窗口, 将期刊的年、卷、期和复本量输入, 之后便可从显示屏上调出该种期刊到刊情况。期刊不按顺序登到, 该系统可自动排序。采购人员在选择订刊途径时, 可调出该项, 了解当前期刊的到刊情况, 并且相互之间可进行比较。读者查询新到期刑, 只需由工作人员调出该项, 便可了解新到期刊目次。

(4) 简化装订程序 期刊装订工作程序较多, 手工操作时重复劳动现象严重。就一批装订期刊目录就要用打字机重复多遍: 打装订清单、打借出卡片、打馆藏财产登记目录等。应用该系统只需先打出借出卡片, 根据借出卡片再录入装订数据。根据装订数据计算机自动排序, 此时弹出 打印装订清单 窗口, 打印出装订清单。期刊装订完毕后, 进行验收, 入典藏, 并输入装订批号和财产登录的起始号码, 该系统将自动生成该批期刊的登录号, 最后打印出馆藏财产登记目录。

(5) 清楚期刊沿革变化 弹出 关联期刊 菜单, 可根据记录著录的刊史沿革变化的情况,显示出当前刊改名、继承、合并、分出等记录。使用户十分方便地浏览一种期刊因发展变化而产生的多个记录的馆藏。

集成管理系统在期刊管理中可改进的地方

(1) 验收登到窗口 打印收登清单, 在验收登到的菜单上, 分别列出期刊发送的阅览室, 但是当打印清单时却不能按阅览室的编号分别打印, 如能修改一下, 可分别打出各阅览室的发送清单, 那么在接收时可更加清楚。

(2) 打印催询通知单 该项功能希望能加强准确率, 如打印西文生物类期刊缺刊时, 从大于或等于项输入期刊号 B001, 从小于或等于项输入 B214, 结果显示有的期刊为 没有到任何一期 , 可手工查阅登到目录已到好几期了。

(3) 装订窗口 按系统程序规定, 每批装订完毕后的期刊, 经过验收, 系统自动将当前日填入 验收日期 中, 然后进入 入典藏 界面, 输入指定装订的批次号和起始登录号, 系统会根据已验收期刊自动生成装订刊的登录号, 这样装订期刊进入典藏数据库, 然后打印出馆藏财产登记目录。可在实际应用中, 发现有些未验收的期刊仍被打印出来, 事实上该功能只认装订的批号, 而没在意是否验收, 这样打出来的馆藏财产登记目录总与验收后的目录有差错。

(4) 收藏卷期窗口 该系统属网络多用户版, 因此用户可以在图书馆以外的地方查访图书馆的藏书情况。 收藏卷期 窗口就是该系统向用户开放的窗口之一。然而这窗口的数据必须由工作人员每年逐册进行输入。设想能否从数据库中直接生成, 这样可减少工作程序、也增加数据的一致性。

期刊管理系统的程序设置有一定难度, 期刊的出版周期、期刊名称、出版机构、邮发代号、订购形式等等都受其出版内容、出版经费等的影响, 变化较多, 因此在设置程序时既要考虑到它的规范性, 又要考虑到它的灵活性, 实属不易。愿该系统在实际应用中不断改进, 做到凡是系统提供的功能都能达到预期的目的。

目前金盘公司已指出 Window s 95( GDL IS Version 2. 5) , 新的操作环境我馆尚未开展, 但通过用户手册介绍和实际演示,可以看出有的操作形式已有改进。

为了充分发挥集成系统的功能, 适应技术服务与读者服务组织结构的变化, 图书馆界已经开始采取一些相应的办法。由于传统功能型结构的打破, 多工作任务小组的矩阵型结构的确立, 不少图书馆开始推行全面质量管理( T otal Qualit y Manag ement T QM ) 模式。全面质量管理方式的使用, 使图书馆的组织变得更为平坦, 每个工作人员具有更强的自主性和责任感。

此外, 因为自动化集成系统的运用, 为图书馆打破集中管理模式而采用分散管理模式提供了条件和手段。分布的书目数据库不仅给予了各个分馆更大的自主权, 同时也给各个部门和小组带来更大的自主性。各个部门、各个小组和各个个人都可以自由地维护和使用个别的或整个系统的文档。集成系统保证了分工分散运行的图书馆工作的一致性和统一性。现代技术的应用必将对知识经济时代的图书馆发挥越来越大的作用, 重组的图书馆各部门也将在知识经济时代发挥更重要的作用。

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